カリキュラム
こんにちは、むなかたです。
「この作業、毎回同じことをやってるな」と思うことってありませんか？
ファイルを移動したり、決まった内容を転記したり、毎回同じ作業を繰り返したり。こういう作業をやっていると、「これ、自動化できたら楽そうだな」と思いますよね。
ただ「自動化」という言葉には、何か複雑な仕組みを作らないといけないとか、AIに全部任せるようなものを想像したりとか、なんとなく難しそうなイメージもあります。
今回の記事はまず、「そもそも自動化って何なのか」「どういう分類ができるのか」というところから整理してみます。
そもそも「自動化」とは？
自動化というと、何もしなくても一から十まで全部勝手に終わるような仕組みを想像するかもしれません。
ただ、そこまで大げさに考えなくても大丈夫で、
- ファイルを決まったフォルダに移動する
- 毎朝決まった時間にデータを取得する
- フォームに回答が来たらDiscordに通知する
- 文章をAIに渡して要約する
こういったものも、すべて自動化のひとつと言えます。自動化とは、ざっくり言えば、人が毎回やっている作業の一部、または全部を仕組みに任せることです。
ここで押さえておきたいのが、「自動化」＝「必ずAIを使うこと」ではないということです。最近はAIが身近になったので、「自動化するならAIを間に挟むものだ」と考えがちですが、実際にはAIを使わない自動化もたくさんあります。
決まった作業を繰り返すだけなら、AIを使わない方が向いていることもあります。逆に、文章の意味を読んだり、その都度判断したりする部分ではAIが役立ちます。
なので、自動化を考えるときは、最初から「AIでどうやるか」と考えるよりも、どんな作業を、どこまで仕組みに任せたいのかから考える方が分かりやすいと思います。
- どこで動かすのか
- どの部分をAIに任せるのか
この2つに分けて考えると、かなり整理しやすくなります。
1. どこで動かすかを考えよう
まず考えたいのが、その自動化をどこで動かすかです。
大きく分けると2つあります。
- 自分のパソコンで動かす
- クラウド上で動かす
(a)「ローカル」：自分のパソコンで動かす
1つ目は「ローカル」、つまり自分のパソコンの中で動かす方法ですね。お手軽にできますし、多くの方はこの方法を使われているかと思います。
- パソコン内のファイルを整理する
- ダウンロードしたデータを加工する
- AIに記事を書かせてファイルを作ってもらう
- ブラウザを自動操作する
このように、パソコンの中にあるファイルやアプリを直接操作できるので、できることの幅はかなり広いです。
一方で、自分のパソコン上で動いているためパソコンを閉じれば止まります。夜中も動かしたい、外出中も動かしたい、といった用途には不向きです。
(b)「クラウド」：オンラインで動かす
2つ目は「クラウド」、インターネット上のサーバーで動かす方法です。
- 毎朝9時に処理を実行する
- フォームが送信されたら通知する
- Webサービスから定期的にデータを取得する
- いつでも自動応答してくれるDiscord Botを動かす
といった用途はこちらが向いています。
事前に設定が必要なため設定難易度が高いですが、自分のパソコンを閉じていても24時間動かすことができるのが大きなメリットですね。
自分のパソコンとは別の場所で動くため、手元にあるファイルやアプリには一切触れられないのが弱点ではあります。
どちらの場所を選べばいい？
かなりシンプルに考えるなら、
- 自分のパソコンの中にあるものを使うなら「ローカル」
- 自分がいない間も動いてほしいなら「クラウド」
このくらいの判断基準でOKです。
仮に自分がいない間に動いてほしいものを作る場合でも、まずはローカルで試してみて、必要になったらクラウドへ移すくらいでも問題ありません。
2. どの部分をAIに任せるのかを考えよう
自動化を動かす場所が決まったら、次に考えたいのが、どの部分をAIに任せるかということです。
「自動化」と聞くと、最初から最後までAIに作業してもらうイメージがあるかもしれません。でも、実際にはAIを使わなくてもできる作業はたくさんあります。
そこで知っておきたいのが、次の2つの違いです。
- AIに任せる：内容を読んで、その都度考えながら処理する
- プログラムに任せる：事前に決めた手順に従って処理する
それぞれ得意なことが違うので、順番に見ていきましょう。
① AIに任せる
文章の意味を理解したり、内容に応じて判断したりする作業はAIが得意です。
例えば、こんな作業ですね。
- 問い合わせ内容を読んで分類する
- 長い文章を要約する
- メールの返信文を考える
- 内容を見て重要度を判断する
これらは、単純に「こうなったら、こうする」というルールだけでは対応しにくい作業です。
同じ問い合わせでも書き方は人によって違いますし、文章を要約する場合も、どこが重要なのかを内容から判断する必要があります。
こうした人が内容を読んで考えるような作業は、AIに任せるのが向いています。
ただし、AIにも注意点があります。
- 毎回同じ結果になるとは限らない
- 利用するたびにトークンやAPI料金を消費する場合がある
- プログラムだけの処理と比べて時間がかかりやすい
そのため、何でもAIに任せればいいというわけではありません。
② プログラムに任せる
一方で、作業の手順やルールが決まっているものは、プログラムが得意です。
ここでいうプログラムとは、「事前に決めておいた手順に従って作業を進めてくれる仕組み」のことです。
例えば、次のような作業ですね。
- ファイル名を決まったルールで一括変更する
- 毎朝9時にデータを取得する
- フォームの回答を保存してDiscordに通知する
- 大量のデータを決まった形式に変換する
こうした作業は、何をどう処理するかが決まっているので、その都度AIに考えてもらう必要がありません。
プログラムなら同じ手順を何度でも繰り返せますし、大量のデータも高速に処理できます。実行するたびにAIのトークンを消費することもありません。
ただし、事前に決めていない状況には柔軟に対応しにくいため、内容を読んで考える必要がある作業には向いていません。
プログラムはAIに作ってもらえばいい
「プログラムに任せる」と言われても、自分でプログラミングなんてできないよ、と思う方もいるかもしれません。
でも、今はClaude CodeやCodexなどを使って、プログラムそのものをAIに作ってもらうことができます。
例えば、
「ダウンロードフォルダにあるPDFを、年月ごとに整理するツールを作って」
とお願いすれば、AIにそのためのプログラムを作ってもらえます。
ここで大事なのは、AIを使うタイミングが違うということです。
- AIに任せる：作業するたびにAIを使う
- プログラムに任せる：AIでツールを作り、その後はツールを繰り返し使う
もちろん、ツールを修正するときには再びAIを使っても構いません。
つまり、毎回AIに作業をお願いするのではなく、AIに作業するための道具を作ってもらうという使い方もできるわけです。
どちらに任せればいい？
ここまでの話を踏まえて、実際にどちらを使えばいいのか迷ったら、次の2つを考えてみてください。
Q1. 作業手順やルールが決まっている？
- 作業の流れや順番を事前に決められるか
- 「〇〇なら△△する」と条件を明確にできるか
Q2. 人が内容を読んで考える必要がある？
- 文章の意味や状況を理解する必要があるか
- 内容に応じて判断や対応を変える必要があるか
基本的には、手順が決まっていて、内容を考える必要がなければプログラム向きです。
反対に、文章を読んで判断したり、内容に合わせて新しい文章を作ったりするならAIが向いています。
そして、1つの作業の中に両方が含まれていることもあります。
例えば、問い合わせを受け取って担当者へ通知する仕組みなら、問い合わせの取得や通知はプログラムに任せ、内容を読んで分類する部分だけAIを使えばいいんです。
このように、最初から最後までどちらか一方に任せる必要はありません。
決まった処理はプログラムに任せ、考える必要がある部分だけAIを使う。
この考え方を持っておくだけでも、自動化の仕組みをずっと作りやすくなると思います。
まとめ
自動化を考えるときは、最初から難しく考える必要はありません。
まずは、
- どこで動かすか：自分のパソコンか、クラウドか
- どの部分をAIに任せるか：内容を考える必要があるのはどこか
この2つを整理するところから始めてみましょう。
そして、プログラムに任せる部分があっても、自分でコードを書く必要はありません。AIにツールを作ってもらうこともできます。
大切なのは、何でもAIに任せることではなく、必要なところでAIを使うことです。
まずは普段繰り返している作業を振り返って、どの部分を仕組みに任せられそうか考えてみてはいかがでしょうか。